CONGRES ORGANISEREN TIJDENS CORONA; HOE GAAT DAT DAN?

De hele wereld is staat op z’n kop. Het coronavirus gooit roet in het eten voor bijna alle evenementen. Toch zijn er mogelijkheden om bij elkaar te komen met de juiste voorzorgsmaatregelen. Benieuwd hoe? Lees er alles over in dit artikel!

JAARLIJKS CONGRES

Op 1 & 2 oktober organiseerde Nederlandse Vereniging voor Tandheelkundige Slaapgeneeskunde (NVTS) hun jaarlijks congres. Het uitstelde congres stond eerst gepland op 2 & 3 april 2020. Echter ging Nederland op dat moment in een lockdown en moest het evenement verplaatst worden. De nieuwe datum werd gezet op begin oktober zonder op dat moment te weten welke extra maatregelen er nog zouden volgen.

 

MAXIMALE GROEPSGROOTTE

De voorbereidingen waren al in volle gang toen er op de persconferentie aangescherpte maatregelen bekend gemaakt werden. De maximale groepsgrootte werd teruggebracht waarbij er nog 50 personen bij elkaar mochten komen. Dat terwijl er ruim 90 aanmeldingen binnengekomen waren bij de NVTS en daarmee dreigde het evenement niet door te gaan. Na goed overleg met de gemeente Gooise Meren en de veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek konden we toch iedereen ontvangen, maar wel met strenge voorwaarden.

RUIMTE INDELING – LOOPROUTES

De grootste uitdaging voor NVTS, Meettin en de bezoekers was het behouden van 1,5 meter afstand. Om dit te waarborgen waren er duidelijke richtlijnen met betrekking tot looproutes en opstelling van stoelen. Elke bezoeker kreeg een vaste plek toegewezen en er werd bediend bij zijn of haar zitplaats. Toiletbezoek was mogelijk, maar gefaseerd. Een aparte wachtrij en begeleiding moest ervoor zorgen dat iedereen afstand kon houden, en ook de toilet elke keer na gebruik gereinigd konden worden.

CATERING

Gebruikelijk is om tijdens een congres een uitgiftepunt te hebben voor de koffie, thee en lunch. Door de vaste plekken van de bezoekers en het beperken van de loopactiviteiten, werd er door het personeel van Meettin rondgelopen en in de zaal geserveerd. Bediening inzetten voor een dergelijk grote groep is intensief. Als tussenoplossing had elke bezoeker op een bijzettafel extra’s voor bij de thee en koffie.

Lunch werd verzorgd door Floris & Co Catering uit Huizen, met een verse, voorverpakte lunch. Ook kon er goed rekening gehouden worden met dieetwensen aangezien iedereen een vaste plek had.

TECHNIEK – LIVE STREAM

Omdat niet iedereen aanwezig kon zijn, was er voor de thuisblijvers een livestream beschikbaar. Via de audiovisuele partner Audivio werd er live een stream uitgezonden waardoor zowel de spreker als de presentatie ook voor thuisblijvers te volgen was. Deze aanvulling was een perfecte oplossing voor deelnemers die niet aanwezig konden zijn maar wel wilden deelnemen aan het congres.

BORREL

Een afsluitende borrel werd niet meer georganiseerd. De aangescherpte maatregelen lieten dat niet toe. Alle deelnemers aan het congres werden daarom getrakteerd op een “take away” borrel. Voor iedereen stond er een pakketje klaar om mee te nemen na afloop van het programma. Zo kon iedereen toch even nagenieten van een succesvol evenement, op veilige afstand.

DE VERENIGING

De Nederlandse Vereniging voor Tandheelkundige Slaapgeneeskunde (NVTS) is een wetenschappelijke vereniging van tandheelkundige zorgverleners die zich bezighoudt met het bevorderen en verbreden van de kennis der tandheelkundige slaapgeneeskunde. De NVTS richt zich vooral op slaapstoornissen die te maken hebben met de relatie mond, kaak en ademhaling en de hulpmiddelen om die te verhelpen.

Informatie

DATUM

05/10/2020

Uniek, duurzaam en centraal gelegen

Meettin in De Tinfabriek

Informatie

EMAIL
naarden@meettin.com

TELEFOON
035-369 00 51

ADRES
Amsterdamsestraatweg 5
1411 AW Naarden

Menu